Administrativ expert till funktionen för fonderna

Funktionen för fonderna söker nu en administrativ expert som arbetar med både lednings- och verksamhetsstöd.

Vilka är vi?

Genom EU-fonden asyl, migrations- och integrationsfonden (AMIF) ger vi stöd till projekt över hela landet, som bidrar till en långsiktigt hållbar migrationspolitik, med start från ansökningsprocessen fram till bosättning och integration eller återvändande. Förvaltningen av AMIF styrs främst av EU-rättsliga akter och vi realiserar EU:s politik genom Sveriges nationella program. Vi lyser ut stöd som ger stor nytta för samhälle och individ. Vi granskar och bedömer ansökningar om stöd från AMIF, betalar ut stöd, granskar och kontrollerar de beviljade projektens genomförande samt sprider och tar vara på projektens resultat. Vi ansvarar för att följa upp och rapportera till EU-kommissionen om de insatser som genomförs i Sverige. Funktionen för fonderna är förvaltande myndighet för AMIF och är organiserad som en egen avdelning, fristående i förhållande till Migrationsverkets övriga verksamhet. 

Vad gör en administrativ expert hos oss?

Som administrativ expert på funktionen för fonderna fungerar du som stöd åt verksamheten. Det är ett mångfacetterat uppdrag som innefattar olika arbetsuppgifter, från kvalificerad administration till samordningsansvar och utveckling av verksamhetens olika processer. Du deltar i avdelningens utökade ledningsgrupp och arbetar i övrigt nära både chefer och andra medarbetare. Avdelningen är uppdelad på två enheter med varsin enhetschef som rapporterar till avdelningschefen. Avdelningen arbetar med ett gemensamt uppdrag och delat ledarskap, vilket innebär att du i din roll kan komma att rapportera till din enhetschef, som också har personalansvar, men i vissa processer direkt till avdelningschefen eller avdelningens kommunikationsansvariga.

I arbetsuppgifterna ingår att ha samordningsansvar för avdelningens övergripande styrningsprocesser, exempelvis riskanalysarbete (ISK), skyddskommitté- och MBL-process samt avdelningens berednings- och beslutsprocess. En viktig del i rollen är att bidra till att utveckla funktionens processer. Det innebär att ta fram och utveckla rutiner, arbetssätt och interna styrdokument samt struktur, innehåll och uppdateringar av avdelningens handläggningsstöd. Andra arbetsuppgifter är upprättande av beslut, uppföljning av genomförandeplan och tillhörande uppdrag samt samordna yttranden och remissvar.

I rollen ingår också att vara registrator och operativ förvaltningsansvarig för fondens diarie-, och dokumenthanteringssystem Public 360. Kopplat till detta ansvarar du för arbetet med avdelningens klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan. Som administrativ expert bidrar du också till att driva avdelningens strategiska kommunikationsarbete, t ex stödja ledningen i intern och extern kommunikation, författa nyhetsbrev samt vara ansvarig för publicering av nyheter och information på AMIF: s externa webbplats.

Vem är du?

Vi söker dig som tar ansvar för dina arbetsuppgifter och själv strukturerar upp ditt angreppssätt och driver processer framåt. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet effektivt. Sätter upp och håller tidsramar. Vidare har du en god samarbetsförmåga, är lyhörd och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Förstår din roll, men ser till verksamhetens bästa i agerande och beslut. 

Du som söker har

• Akademisk utbildning med juridisk-, samhällsvetenskaplig- eller beteendevetenskaplig inriktning eller annan utbildning i kombination med för rollen relevant erfarenhet
• Kunskap om EU-fonder
• Aktuell erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av samordnings-, utvecklings- och uppföljningsarbete
• Erfarenhet av att stödja chefer och ledningsgrupper
•  God kommunikativ förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska.

Det är meriterande om du har

• Erfarenhet av arbete med förvaltning av EU-fonder
• Erfarenhet av arbete med diarieföring och dokumenthantering
• Erfarenhet av arbete med Public 360
• Erfarenhet av arbete med NYPS eller Sitevision

Upplysningar

Anställningsform: Tillsvidareanställning
Arbetstider: Kontorsarbetstid
Vi tillämpar individuell lönesättning
Placering: Norrköping
Tillträde: Snarast enligt överenskommelse

Anställningsförmåner: Läs om våra anställningsförmåner här.

Ansökan

Välkommen med dina ansökningshandlingar senast den 10 juli 2024. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.