Migrationsassistent till förvaltningsenheten i Norrköping - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker migrationsassistent till förvaltningsenheten i Norrköping. Vi erbjuder en miljö som präglas av mötet med människor och varierande arbetsuppgifter.

Förvaltningsenheten är en del av Migrationsverkets Nationella operativa avdelning. Alla medarbetare har sin arbetsplats i verkets lokaler i centrala Norrköping. Enheten hanterar begäran från allmänheten och andra myndigheter om att få ut uppgifter och handlingar i avslutade ärenden hos Migrationsverket. Vi besvarar förfrågningar som inkommer per post, e-post och telefon. Vårt arbete präglas av höga krav på tillgänglighet och service och i många av våra ärenden ställer offentlighetsprincipen krav på en skyndsam hantering.

Huvudsakliga arbetsuppgifter
Som migrationsassistent på förvaltningsenheten arbetar du med att registrera och hantera inkommande ärenden och förfrågningar om främst uppgifter och handlingar i enskilda ärenden. Du handskas med handlingar och akter i såväl fysisk form som i våra dokument- och ärendehanteringssystem. Du hanterar post, arkiverar, kopierar och lämnar ut allmänna handlingar efter att eventuella sekretessbedömningar har gjorts. Enheten tittar kontinuerligt på att utveckla våra arbetssätt för att hitta metoder som ger ett mervärde och en effektivitet som gynnar både enhetens medarbetare och dem som vänder sig till oss. Du förväntas delta aktivt med detta och med att säkerställa en hög kvalitet i vårt gemensamma uppdrag.

I din roll kommunicerar du på olika sätt med människor som har eller har haft ett ärende hos Migrationsverket och andra intressenter, till exempel andra myndigheter. Samtalen och kontakterna kan handla om att informera om vad förvaltningsenheten kan hjälpa till med eller vägleda och ge service. Du identifierar och hanterar eventuella särskilda behov som frågeställaren kan ha. Vissa delar av arbetet ansvarar du själv för, andra delar genomförs i samarbete med enhetens handläggare eller beslutsfattare. I arbetet har du också kontakt med andra delar av Migrationsverket.

Personliga kompetenser
Du arbetar bra med andra människor. Relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Du tar ansvar för dina uppgifter. Strukturerar själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare. Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter. Kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt. Ser möjligheter i förändringar.

Krav

• Gymnasieutbildning eller annan utbildning som bedöms vara lämplig för rollen
• Erfarenhet av arbete med krav på god service
• God kommunikativ förmåga och uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska och engelska
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Svenskt medborgarskap

Meriter

• Erfarenhet av administrativt arbete
• Kunskap om Migrationsverkets processer

Säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kommer att genomföras. Utifrån detta föreligger krav på svenskt medborgarskap. Anställningen förutsätter en godkänd säkerhetsprövning.

Upplysningar
Anställningsform: Tillsvidare med provanställning
Arbetstider: Kontorstid
Vi tillämpar individuell lönesättning.
Placering: Norrköping
Tillträde: Enligt överenskommelse

Vill du veta mer
Vill du veta mer om den aktuella rollen och enheten finns kontaktuppgifter till ansvarig enhetschef längre ned.

Ansökan
Välkommen med dina ansökningshandlingar senast den 6 oktober 2022. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.