Arkivassistenter till arkivenheten i Norrköping - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vi söker två arkivassistenter till arkivenheten i Norrköping. Hos oss får du arkivera, digitalisera, vägleda och ge service till övriga enheter på Migrationsverket i all hantering av det material som finns i våra arkiv.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Ta fram beställda dossierer och andra dokument som postas eller skannas till e-arkiv. Arbeta med digitalisering av dokument, ex bedöma innehåll i, preparera dossier inför skanning samt arbeta med gallring och urkund. Förvalta och gallra arkiv samt förvaltningsarkiv. Hantera leveranser till extern arkivlagring. Arbeta med support gällande dokumentering i aktuella system. Ta emot dossierer och andra dokument samt vid behov eftersöka förlorade dossierer och originaldossier till separat inkomna dokument. Arbetet kan innebära en viss fysiskt ansträngande arbete med akter och dossier. Hantera post samt bemanna gruppbrevlåda och besvara mail. Bemanna servicetelefon för hantering av beställningar och rådgivning. Vägleda och utbilda den operativa verksamheten och externa intressenter om arkivprocessen.

Arbetet utförs utifrån flera kända handlingsalternativ där valet ofta förutsätter ett eget ställningstagande. Arbetet kan innehålla inslag av egna analyser, bedömningar och åtgärder. Arbetet består av ett flertal uppgifter av likartad karaktär och utförs till exempel utifrån allmänna anvisningar, riktlinjer, praxis, föreskrifter eller motsvarande. Övergripande arbetsledning finns.

Krav

• Gymnasieexamen
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Erfarenhet av arbete med krav på god service
• God kommunikativ förmåga och kan upptrycka sig väl och skriftligt på svenska
• Goda kunskaper i Migrationsverkets ärendesystem Wilma och Loke

Meriter 

• Erfarenhet från arkivarbete eller liknande arbetsuppgifter (liknande såsom registrering av handlingar etc)
• Erfarenhet av arbete med digitalisering (överföra analog information till data, scanna in eller göra datafångst)
• God förmåga att kommunicera på engelska
• Övriga språkkunskaper

Personliga kompetenser
Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Arbetar bra med andra människor. Relaterar dig till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Kommunicerar på ett tydligt sätt. Säkerställer att budskap når fram och att förväntningarna är klara för alla berörda parter. Påminner och följer upp.

Upplysningar
Anställningsform: Tillsvidare anställning
Arbetstider: 08.00--16.27 
Vi tillämpar individuell lönesättning.
Placering: Norrköping
Tillträde: Snarast

Vill du veta mer
Vill du veta mer om den aktuella rollen och enheten finns kontaktuppgifter till ansvarig enhetschef längre ned.

Ansökan
Välkommen med dina ansökningshandlingar senast den 27 augusti 2018.Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.