Huvudkontor, Avdelningen för verksamhetsstöd

Vill du vara med i den fortsatta utvecklingen av Migrationsverkets lokalförsörjning? Vi söker en administrativ handläggare till lokalförsörjningsenheten, som är en del av Avdelningen för Verksamhetsstöd, i Norrköping. Hos oss får du arbeta med aktuella samhällsfrågor som påverkas av vad som händer i vår omvärld. Vi erbjuder en dynamisk miljö i en ansvarsfull roll som präglas av service.

Inom lokalförsörjningsenheten ansvarar vi bland annat för lokalförsörjnings- och hyresavtalsfrågor. Vi anskaffar, anpassar och avvecklar lokaler för hela Migrationsverket. Vi jobbar inom en sektion tillsammans med lokalförvaltningsenheten som förvaltar våra lokaler. Tillsammans med dina kollegor bidrar du till att stötta Migrationsverkets verksamhet genom att skapa de bästa möjliga lokalerna för vår verksamhet.

Vi är en organisation som uppmuntrar till initiativ, och där kontinuerligt lärande och ständiga förbättringar är i fokus. Hos oss bidrar du med din kompetens och dina idéer och har stora möjligheter att utvecklas.

Arbetsuppgifter
Som administrativa handläggare kommer du fokusera på att säkerställa informationsflöden i uppdrag och projekt genom att vara ett övergripande stöd till projektledare och lokalstrateger. Du behandlar bland annat kallelser, utskick och protokoll från olika mötesforum. Du hanterar enhetens gruppbrevlåda för inkomna ärenden tillsammans med en kollega, backar upp kring fakturahantering, projektadministration från och till vårt projektstyrningsverktyg Portföljen (enligt beslutsmodellen XLPM). Du hjälper till vid presentationer och vid utbildningar kopplat till projektstyrning och enhetens aktiviteter. Arbetsuppgifterna kan variera då du ingår i ett team som jobbar med administration inom sektionen.

I din roll kommer du även vara ett stöd kring uppföljning och rapportering från projekt som är en viktig del av vår styrning. Vidare kommer du att handlägga remisser, beredningsunderlag samt hyresavtal.

Du kommer också ha möjlighet att arbeta med att utveckla vår verksamhet och vårt arbetssätt, bland annat genom att ta fram och säkerställa att mallar och rutiner är uppdaterade inom enheten.

Personliga kompetenser
Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskapet når fram och att förväntningarna är klara för de berörda parterna. Du har även god förståelse för hur människan tar till sig kunskap och människors olika förutsättningar. Vidare ser du helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Du har en förståelse för din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.

Krav

• Eftergymnasial utbildning mot projektadministration och fastighetsadministration eller annan utbildning i kombination med för rollen relevant erfarenhet
• Erfarenhet av arbete med fastighetsfrågor och/eller lokalprojekt
• Erfarenhet av arbete med krav på god service
• Erfarenhet av att hantera projektdokumentation
• God kommunikativ förmåga och goda kunskaper inom svenska i tal och skrift
• Goda kunskaper i Officepaketet

Meriter

• Erfarenhet av arbete med handläggning av lokalhyresavtal
• Hantering av remisser och utlämning av handlingar
• Erfarenhet av diarieföring av handlingar
• Erfarenhet från arbete med kundservice
• Erfarenhet av ekonomiuppföljning och fakturahantering
• Arbete med dokumentation inom projektstyrningssystem
• Erfarenhet av beslutsmodellen XLPM

Upplysningar
Anställningsform: tillsvidareanställning med provanställning
Arbetstider: kontorsarbetstider
Vi tillämpar individuell lönesättning.
Placering: Norrköping 
Tillträde: snarast eller enligt överenskommelse
Observera att det under sommar- och semestertider kan dröja något med en första kontakt eller återkoppling i rekryteringsprocessen.

Vill du veta mer
Vill du veta mer om den aktuella rollen och enheten kan du kontakta rekryterande enhetschef Jonas Björklund på telefonnummer. 010-203 26 81.

Ansökan
Välkommen med dina ansökningshandlingar senast den 22 juli 2019. Vi tar emot din ansökan via vårt rekryteringssystem.

Anställningsform 永久职位
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 2
Sysselsättningsgrad 100%
Ort Norrköping
Län Östergötlands län
Land Sverige
Referensnummer 3.3.1-2019-24434
Kontakt
  • Jonas Björklund, 010-203 26 81
Publicerat 2019-06-27
Sista ansökningsdag 2019-07-22

返回职位空缺页面